Cyfrowy obieg faktur – jak zaprojektować proces akceptacji bez chaosu w skrzynce mailowej
Automatyzacja faktur to nie tylko oszczędność czasu - to zmiana sposobu, w jaki firma zarządza przepływem dokumentów finansowych każdego dnia.
Program wydarzenia
Plan szkolenia
Dzień 1 – Projektowanie procesu
- Mapowanie obecnego obiegu faktur i identyfikacja wąskich gardeł
- Macierz akceptacji: kto akceptuje, do jakiej kwoty i w jakim czasie
- Reguły eskalacji i zastępstw
Dzień 2 – Wdrożenie techniczne
- Konfiguracja przepływu w Power Automate lub AppSheet
- Testowanie scenariuszy: akceptacja, odrzucenie, brak odpowiedzi
- Raportowanie i audyt decyzji
Pełny opis
Skąd bierze się chaos w akceptacji faktur
Faktura trafia mailem do osoby A, która przesyła ją do osoby B z prośbą o akceptację. Osoba B jest na urlopie. Faktura ginie w wątku mailowym. Dostawca dzwoni po 30 dniach z pytaniem o płatność. Ten scenariusz zna większość firm, które nie wdrożyły dedykowanego systemu obiegu dokumentów.
Szkolenie pokazuje, jak zaprojektować proces akceptacji faktur z użyciem narzędzi, które firma prawdopodobnie już posiada – Microsoft 365 lub Google Workspace – zanim zdecyduje się na dedykowane oprogramowanie.
Co zbudujemy podczas szkolenia
Krok po kroku skonfigurujemy przepływ w Power Automate (dla środowisk Microsoft) lub Google AppSheet (dla Google Workspace). Przepływ będzie zawierał: automatyczne przypisanie osoby akceptującej na podstawie kwoty i centrum kosztów, przypomnienia po 48 godzinach bez reakcji, oraz zapis historii decyzji.
Omówimy też, jak obsługiwać zastępstwa podczas urlopów – to punkt, który najczęściej jest pomijany przy wdrożeniu.