Przetwarzanie faktur bez ręcznej pracy

Dla firm, które mają dość przepisywania danych, szukania błędów i czekania na zatwierdzenia - jest konkretne rozwiązanie.

Sytuacje, które się powtarzają

Nie ogólne opinie - trzy konkretne przypadki, w których ręczne przetwarzanie faktur powodowało realne straty czasu i pieniędzy.

Agnieszka Wrotek

Kierownik działu finansów, firma logistyczna, Radom

Zespół przetwarzał ponad 800 faktur miesięcznie ręcznie. Błędy w przepisywaniu NIP-ów i kwot trafiały do księgowości, a ich korekta zajmowała kilka dni. Po wdrożeniu systemu Pijenuu liczba błędów danych spadła do jednostkowych przypadków.

OCR + weryfikacja danych

Bartosz Kędra

Właściciel, sieć sklepów budowlanych

Faktury od dostawców przychodziły w różnych formatach - PDF, skan, e-mail z załącznikiem. Każda wymagała innego podejścia. Pijenuu ujednolicił odbiór i rozpoznawanie dokumentów bez zmiany sposobu pracy dostawców.

Wieloformatowe wejście

Dorota Malczyk

CFO, producent komponentów przemysłowych

Zatwierdzenia faktur czekały w kolejce e-mailowej. Menedżerowie zatwierdzali z opóźnieniem, co powodowało kary za nieterminowe płatności. System kolejkowania i powiadomień skrócił średni czas zatwierdzenia z 6 dni do jednego.

Obieg zatwierdzeń

Czym się różnimy

Dwie rzeczy, których arkusze kalkulacyjne nie robią

Większość firm próbuje najpierw rozwiązać problem faktur przez Excel lub makra. Dwa ograniczenia pojawiają się zawsze - i są strukturalne, nie do obejścia.

Rozpoznawanie dokumentów bez szablonów

Pijenuu odczytuje faktury bez wcześniejszego definiowania układu. Nowy dostawca, inny format - system uczy się struktury sam, bez konfiguracji przez użytkownika.

Weryfikacja danych przed zaksięgowaniem

System sprawdza zgodność kwot z zamówieniami, poprawność NIP w rejestrze VAT i duplikaty faktur - zanim dokument trafi do systemu ERP. Arkusz tego nie zrobi.

Porównanie ręcznego i automatycznego przetwarzania faktur

Jak system zachowuje się, gdy warunki się zmieniają

Żadna firma nie ma stałego wolumenu faktur przez cały rok. Sezonowe szczyty, nowi dostawcy, zmiany w przepisach VAT - system musi działać bez przerw konfiguracyjnych.

6 dni

tyle trwa typowe wdrożenie dla firmy przetwarzającej do 2000 faktur miesięcznie

Skalowanie wolumenu

Wzrost liczby dokumentów nie wymaga rozbudowy infrastruktury po stronie klienta.

Zmiany przepisów VAT

Aktualizacje reguł walidacji są wdrażane centralnie - bez działań ze strony użytkownika.

Integracja z ERP

Obsługuje Comarch ERP, Sage, SAP i systemy własne przez API - bez wymiany oprogramowania.

Raporty i audyt

Pełna historia każdego dokumentu z datą, operatorem i wynikiem weryfikacji - dostępna w każdej chwili.

Pulpit systemu automatyzacji faktur Pijenuu

„Testowałam kilka narzędzi. Większość wymagała tygodni konfiguracji i stałego wsparcia technicznego. Pijenuu działał na naszych fakturach od trzeciego dnia - bez specjalnych ustawień dla każdego dostawcy."

Renata Sobiech

Dyrektor finansowyProducent opakowań przemysłowych

Firma przetwarza ok. 1400 faktur miesięcznie od 60 dostawców o różnych formatach dokumentów.